Données personnelles collectées :
Dans le cadre de l’utilisation d’un des logiciels commercialisés par Sogis SPRL/BVBA, le Client doit respecter le règlement européen UE 2016 / 679 sur la protection des données personnelles.

a) Ne pas conserver les données personnelles au delà des délais légaux
Le Client dispose dans le Logiciel d’une fonctionnalité “Anonymisation des données personnelles” lui permettant d’activer l’anonymisation automatique, ou de la lancer manuellement à une certaine fréquence.

Le Client, en tant que Responsable de Traitement, est responsable de l’exécution de cette fonctionnalité

b) Traiter le Droit à l’oubli
Le Client dispose dans le Logiciel d’une fonctionnalité “Droit à l’oubli”. Dans le cas où un client du Client exerce son Droit à l’oubli, le Client doit utiliser cette fonctionnalité.

c) Traiter le Droit à l’effacement
Le Client dispose dans le Logiciel d’une fonctionnalité de Suppression de fiche Client. Dans le cas où un client du Client exerce son Droit à l’effacement, le Client doit utiliser cette fonctionnalité

d) Tenir ses Registres de traitement
Le Client est responsable de la tenue de ses registres de traitement. Concernant le registre de traitement du Logiciel, Sogis SPRL/BVBA le fourni dans la rubrique Support du Logiciel. Ce registre est mis à jour par easySolutions en cas d’évolution des fonctionnalités de traitement de données personnelles.

Si le Client n’est pas à jour du paiement des factures de location ou de contrat de maintenance, Sogis SPRL/BVBA se réserve le droit de ne pas mettre à jour le registre de traitement.

e) Fournir les données personnelles
Le Client dispose dans le Logiciel d’une fonctionnalité de Portabilité des données. Dans le cas où un client du Client exerce son droit à recevoir ses données personnelles dans un format informatique standard, le Client doit utiliser cette fonctionnalité.

Accès aux données :
Le Client est le seul responsable des accès au Logiciel ouverts à ses collaborateurs. Le Client dispose de fonctionnalités avancées pour déterminer les droits de chaque collaborateur. Il peut notamment interdire la visualisation des données des clients, ou encore interdire l’impression des listes des clients. La création des comptes utilisateurs est faite par le Client, qui dispose de toutes les fonctionnalités pour le faire.

Le Client est informé qu’il dispose de ces fonctionnalités, et s’assure de donner les niveaux d’accès correspondant au profil de chacun de ses collaborateurs.

Stockage des données personnelles :
Les données du Client sont stockées chez le sous-sous-traitant indiqué dans le paragraphe Sous-sous-traitants.

Transfert de données :
Dans le cas où le Client demande à Sogis SPRL/BVBA d’importer des données personnelles de son ancien logiciel vers le Logiciel, Sogis SPRL/BVBA refusera tout échange par e-mail, non sécurisé.

Pour cela, le Client dispose d’un espace de dépôt sécurisé de fichier, dans le menu Support du logiciel. Cet espace garantit un transfert sécurisé et crypté du fichier.

Stockage des e-mails :
Si le Client a contractualisé auprès de Sogis SPRL/BVBA l’hébergement de ses adresses e-mails, le Client est informé que le stockage des messages est assuré par le sous-sous-traitant indiqué dans la rubrique Sous-sous-traitant.

Le Client reste le seul responsable de la destruction dans les délais légaux des e-mails qui sont stockés chez le sous-sous-traitant. Le Client dispose de tous les outils pour supprimer les e-mails stockés chez le sous-sous-traitant. Si le Client supprime un e-mail, le sous-sous-traitant n’en garde aucune copie de sauvegarde.

Le Client est responsable de la tenue du Registre de Traitement concernant le stockage des e-mails.